Contrat de bail résidentiel et commercial : données requises, étapes de préparation et d'enregistrement

La préparation des données du contrat de bail avant de commencer l'enregistrement permet de faire gagner du temps aux parties et de réduire les risques d'erreur ou de rejet de la demande. Même si certains détails diffèrent entre le contrat résidentiel et commercial, la base reste la même : des données exactes sur les parties, une description claire du bien et de l'unité, une valeur et des échéances définies, ainsi que des conditions comprises par tous avant l'enregistrement.

Premièrement : Les données des parties au contrat

• Carte d'identité nationale ou permis de séjour (Iqama) en cours de validité pour le bailleur et le locataire.
• Un numéro de téléphone portable valide et disponible pour recevoir les messages de vérification.
• Adresse e-mail et moyen de contact clair.
• Données du représentant légal ou de la procuration lorsqu'une personne agit au nom du propriétaire ou du locataire.
• Données de l'établissement, du registre du commerce et de l'activité lorsqu'il s'agit d'une partie commerciale, selon les champs requis sur la plateforme.

Deuxièmement : Les données du bien et de l'unité

• Le titre de propriété électronique ou le document de propriété accepté.
• L'adresse nationale, la ville, le quartier et le numéro d'immeuble.
• Le type de bien, le numéro d'unité, l'étage et l'entrée de l'unité le cas échéant.
• Les installations incluses dans la jouissance, telles que le parking, l'entrepôt, le toit ou les parties communes.
• L'état des compteurs et des services, ainsi que le mode de calcul de la consommation.

Troisièmement : Les données financières

Inscrivez clairement le montant total du loyer, déterminez le nombre d'échéances, leurs dates d'exigibilité et le mode de paiement. Vérifiez les frais de service, d'entretien, d'assurance ou tout montant supplémentaire, et ne laissez pas les coûts importants sous forme d'accord verbal séparé. Assurez-vous également de la validité de l'IBAN du bailleur avant de valider les paiements.

Les étapes du contrat résidentiel de manière simplifiée

1. Créer un nouveau contrat de bail résidentiel depuis le canal agréé.
2. Saisir les données du bien, de l'unité et des parties.
3. Définir la durée, la valeur, les échéances et les conditions.
4. Examiner l'intégralité du contrat avant de l'envoyer.
5. Envoyer le contrat aux parties pour signature et enregistrement électroniques.
6. Connexion de chaque partie pour examiner et approuver le contrat via le mécanisme de vérification agréé.

Les étapes du contrat commercial et quelles sont les différences ?

La plateforme Ejar précise que l'enregistrement d'un contrat commercial passe par des sections principales comprenant les données du contrat, les biens et unités, les données des parties, les données financières, ainsi que les conditions générales. Le contrat commercial peut nécessiter des détails plus larges concernant l'activité, l'aménagement, les enseignes, les heures de travail, la maintenance, les taxes, l'assurance et la responsabilité de la remise en état du site à l'expiration du contrat.

Liste de contrôle avant l'envoi pour enregistrement

1. Faites correspondre les noms et numéros avec les pièces d'identité et les documents.
2. Vérifiez l'adresse, le numéro d'unité, l'étage et les installations.
3. Assurez-vous de la date de début, de la date de fin et de la durée effective.
4. Additionnez les échéances et assurez-vous qu'elles correspondent au montant total.
5. Inscrivez clairement les services, frais et obligations supplémentaires.
6. Lisez les clauses de maintenance, de prise de possession, de libération, de renouvellement et de résiliation.
7. Demandez à chaque partie d'examiner la copie avant de cliquer sur valider.

Erreurs courantes qui retardent le contrat

• Numéro de téléphone portable incorrect ou indisponible pour la vérification.
• Divergence de nom ou de numéro d'identité par rapport au document.
• Absence de précision de l'unité au sein d'un immeuble collectif.
• Saisie d'un montant annuel non conforme au total des échéances.
• S'en remettre à des conditions verbales non mentionnées dans le contrat.

Vous pouvez vous rendre sur la page de demande de contrat de bail pour préparer les données initiales avant de nous contacter.

Pièces jointes qu'il est préférable de préparer à l'avance

Préparez une copie lisible du document de propriété, de l'adresse nationale, des données des parties, de la procuration le cas échéant, ainsi que tout plan ou description de l'unité aidant à son identification. Pour les biens commerciaux, rassemblez les données sur l'activité, les installations existantes et tout accord relatif aux enseignes ou aux travaux d'aménagement. Ne téléchargez pas de documents superflus non requis par le service, et conservez-les dans des fichiers aux noms clairs.

La prise et la remise des lieux font partie de la qualité du contrat

Même avec l'enregistrement électronique du contrat, il est utile d'établir un procès-verbal de prise de possession précisant l'état de l'unité, les clés, les compteurs, les équipements, les remarques et des photos datées. À la fin du contrat, le procès-verbal de restitution permet de comparer l'état des lieux et de déterminer les travaux incombant à chaque partie conformément au contrat.

Questions à trancher avant la validation

• Qui prend en charge la maintenance courante et d'urgence ?
• Y a-t-il des frais de service distincts ?
• Quel est le mécanisme de renouvellement ou de résiliation anticipée ?
• La cession ou la sous-location est-elle autorisée ?
• Quels équipements restent en place à la fin du contrat commercial ?

Une réponse écrite et claire réduit les litiges bien mieux que de compter sur des ententes verbales de bonne foi.

Vérification finale

Avant d'envoyer, imprimez ou affichez la version finale sur un grand écran, et passez-la en revue clause par clause avec les deux parties. Toute modification après examen doit apparaître sur la dernière version ; ne vous fiez pas à un brouillon ancien enregistré sur un téléphone.